ในบทความนี้เราจะพูดถึงอะไรไปไม่ได้เลย นอกจากซอฟแวร์การจัดการการทำงาน หรือ Project Management Software ที่จะมาป้ายยาสำหรับสถานการณ์ที่ทุกคนต้อง ทำงาน Online ในรูปแบบ Work from home ทำให้การจัดการงานทำงานไม่ดีพอ เกิดความสับสน ทำงานแต่ละครั้งต้องเปลี่ยนแอปไปเปลี่ยนแอปมา ปกติทำงานแบบ onsite ที่บริษัท ว่างงแล้ว มา ทำงาน Online ยิ่งงงกว่า แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าคุณได้อ่านบทความของเรา ซึ่งวันนี้เราจะมาแนะนำ 6 Project Management Software ที่จะมาช่วยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในองค์กรของเราให้สะดวกยิ่งขึ้น ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ทุกสายงาน เราคัดซอฟแวร์เจ๋ง ๆ มาให้คุณแล้ว ไปดูกันเลย
1. Clickup
มาเริ่มกันที่ตัวแรกอย่างซอฟแวร์ที่ชื่อว่า Clickup เป็นซอฟแวร์ที่มาช่วยจัดระเบียบภาพรวมของงานทั้งหมดของคุณ ประสานงาน หรือแม้กระทั่งติดตามงานให้เป็นไปตามแบบแผน ที่จะทำให้ทีมของเรานั้นเห็นภาพรวมที่ตรงกัน ใครรับผิดชอบงานส่วนไหน หรืองานที่ทำอยู่ถึงขั้นตอนไหนแล้ว ไม่ว่าจะกำลังทำ ทำเสร็จแล้ว ก็สามารถอัปเดตให้คนในทีมรู้ไปพร้อมกันได้เลย ไหน ๆ เราก็พูด Clickup ว่าคืออะไรแล้ว มาดูกันดีกว่าว่าฟีเจอร์ของ Clickup เจ๋งแค่ไหน เริ่มด้วย การใช้งานแอปเดียวสำหรับทุกอย่าง การจัดระเบียบงาน แบ่ง Task ให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ไม่สับสนอีกต่อไป สามารถจะแชร์กับคนในทีมได้หลากหลายสุด ๆ ทั้งแดชบอร์ด เอกสาร สเปรตชีต ปฏิทิน และอื่น ๆ อีกมากมาย เรามีเว็บแนะนำสำหรับคนที่อยากเข้าใจพื้นฐานการใช้งาน สามารถดาวโหลดเพื่อคึกษาได้ ฟรี ที่ ClickUp 101
2. Wrik
Wrike ซอฟแวร์ที่ช่วยการจัดการการทำงานไม่ว่าจะองค์กรขนาดกลาง องค์กรขนาดใหญ่ Wrike ก็ช่วยคุณได้ เพราะ เป็นซอฟแวร์ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมืออาชีพ มีประสิทธิภาพทั้งผลงาน และการจัดการเวลาที่ดีพอกับโปรเจ็คนั้น ๆ ที่ได้รับมา การใช้งาน Wrike สามารถทำงานได้แบบเรียลไทม์ ใช้งานร่วมกันได้แบบไม่ติดขัด ไม่จำเป็นต้องรอใครคนใดคนนึงแก้เสร็จ ถึงจะเข้าไปแก้ได้ พร้อมกับ UI ที่สวยงาม สามารถเปลี่ยนรูปแบบมุมมองได้ตามใจชอบ ทั้ง Gantt Chart, Table เป็นต้น แล้วสามารถที่จะ Export ออกมาเป็นภาพหรือ Excel เพื่อนำไปใช้งานต่อได้อีกด้วย ส่วนฟีเจอร์ที่น่าสนใจอีกอย่างของ Wrike คือ collaborators ที่จะช่วยให้คุณสามารถเชิญ freelancer จากภายนอกองค์กรของคุณให้ทำงานในโปรเจ็คนี้ได้ โดยที่ไม่ต้องเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของโปรเจ็คนั้น ๆ
3. Monday
Monday แพลตฟอร์มยอดนิยมของหลาย ๆ องค์กร ในแพลตฟอร์มนี้คุณสามารถที่จะวางแผน ทำงาน และติดตามผลได้ในที่เดียวสำหรับองค์กรทุกขนาด แค่ดูจากชื่อแล้วคงต้อง productive มากแน่ๆ เลย แต่ต้องเน้นก่อนว่าซอฟแวร์ตัวนี้ต้องเสียเงินสำหรับการเข้าใช้งานนะ แต่ก่อนที่จะตัดสินใจเสียเงิน เราก็สามารถที่จะเข้าทดลองใช้ก่อนได้ด้วย ซึ่งให้สามารถทดลองใช้ได้ถึง 14 วันเลยทีเดียว monday มีที่มา มาจากแนวคิดที่ว่า องค์กรหลายๆ องค์กรมีการปรับขนาดองค์กรอย่างรวดเร็ว และเครื่องมือเดิมๆ ที่มีอยู่สำหรับองค์กรมันไม่เพียงพออีกต่อไป เพราะฉะนั้นแล้ว ทางผู้พัฒนาจึงได้สร้างตัว monday ขึ้นมา เพื่อทำให้การทำงานสามารถที่จะเชื่อมทั้งคน งาน เครื่องมือเข้าด้วยกัน หลักการทำงานของ monday ที่เป็น task management หรือ project management ก็คล้ายๆ กับซอร์ฟแวร์ตัวอื่นๆ แต่ที่แตกต่างเลยก็คือ หน้าต่างของ main table จะมีลักษณะเป็น list แต่จะมีส่วนของ คอลัมที่จะสามารถสร้างสเตตัสเพื่อบอกได้ว่างานนั้นอยู่ใน sectionไหนแล้ว อยู่ในส่วนไหน หรือทำงานถึงไหนแล้ว แน่นอนว่าซอฟแวร์นี้ไม่ฟรี ต้องมีลูกเล่นและฟังชั่นต่างๆ จัดหนักจัดเต็มให้ใช้งานกันได้อย่าง productive กว่าซอร์ฟแวร์ตัวอื่นอยู่แล้ว จากที่บอกไปว่าการรูปแบบภายในโปรแกรมมี main table แบบ list แต่ก็ยังมีทั้งเป็น Timeline, Calendar , Chart , Kanban board และ map
4. BaseCamp
BaseCamp หนึงใน web-bases project management ที่จะช่วยจัดการทุกโปรเจคของคุณให้ง่ายขึ้น ช่วยติดตามงานและให้คุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน เพราะ basecamp จะเรียกเก็บเงิน เพื่อให้คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันต่างๆ แทนที่แอปพลิเคชันเดิมๆ ที่มีอยู่ อย่างเช่น social collaboration , To-do list , Calendar and Cloud storage อ่านมาถึงตรงนี้อาจจะยังดูงง หรือสงสัยในฟีเจอร์ของแอปนี้ แต่เดี๋ยวก่อน อย่าพึ่งถอดใจ เราลองมาทำความเข้าใจกับ basecamp ให้มากขึ้น ซึ่ง spec ของตัวโปรแกรมสามารถใช้งานได้ดีกับระบบขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดกลาง และมันแบ่งออกด้วยกันเป็น 2 พาร์ทใหญ่ ๆ คือ team และ project รวมถึงแผนที่สามารถใช้ได้ฟรีตลอดไป แต่เดี๋ยวก่อน! สามารถที่จะทดลองใช้ฟรีก่อน 30 วันเลยทีเดียว ลองใช้กันให้จุใจ Basecomp ต้องการที่จะนำมาจัดการงานและการสื่อสารของทีมมาไว้ในหน้าเดียว ถ้าจะให้เราเปรียบเทียบให้เห็นภาพ ลักษณะจะคล้าย ๆ กับการแปะโพสตอิทบนกระดาน พร้อมกับฟีเจอร์ในแต่ละงานที่น่าสนใจ และที่สำคัญ Basecamp จึงเป็นเครื่องมือสำหรับการแก้ปัญหาที่เหมาะสมอย่างมากทั้งสตาร์ทอัพและองค์กรขนาดใหญ่ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ร่วมกันหรือต้องสื่อสารกัน ก็สามารถเข้าสู่แอปและเริ่มทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ไม่มีติดปัญหาแน่นอน
5. Jira
ซอฟแวร์ตัวต่อไปอย่าง jira เป็นเครื่องมือที่ใช้ติดตามปัญหา และติดตามผลของโปรเจ็คต่างๆ ที่ทำอยู่ทั้งในด้าน development และ production เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวางแผนและจัดระเบียบโปรเจ็คต่าง ๆ ระหว่างทีม ที่ใช้หลักการ agile และอาจจะเป็นเครื่องมือที่ถูกใช้มากที่สุดสำหรับ agile community อีกด้วย เพราะอะไรถึงเป็นแบบนั้น ? สงสัยใช่ไหม เริ่มจากหนึ่งในปัจจัยที่เป็นความสำเร็จของ jira ก็คือ การอนุญาตให้ใช้ปลั้กอินและมี open architecture ซึ่งช่วยให้มีความยืดหยุ่นอย่างมากสำหรับการใช้ร่วมกับ third party software นั้น ซึ่ง jira ถูกนำมาอยู่ในรูปแบบของ project และทุก project สามารถที่จะสร้างและกำหนดการทำงาน รวมถึง workflow เป็นของตัวเองได้อีกด้วย ช่วยให้สามารถออกแบบการจัดการปัญหาต่าง ๆ ออกมาได้ผ่านแดชบอร์ด และกำหนดสถานะรวมถึงหัวข้อของปัญหานั้น ๆ เป็นช่วงเวลาการดำเนินงาน และสามารถติดตามการดำเนินงานได้อย่างง่านได้ ผ่าน time line รวมถึงยังสามารถช่วยประเมินประสิทธิภาพการดำเนินงานในแต่ละ project ที่เกิดขึ้นให้อีกด้วย
6. Amazing Marvin
Amazing Marvin หากคุณมีงานมากมาย จนจำไม่ไหว Amazing Marvin จะมาช่วยคุณเอง ที่ต้องทำและต้องการจัดระเบียบงานทุกอย่างในชีวิต เพื่อตอบสนองความต้องการทั้งหมด สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพง่าย ๆ เพียงแค่ใช้ amazing marvin แล้วจะลืมทุกแอป to-do list ที่เคยใช้มา นี่คือสิ่งแรกที่จะเห็นเมื่อเปิด marvin สิ่งนี้เรียกว่า Eisenhower matrix เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการจัดลำดับความสำคัญในงานต่าง ๆ ทั้งงานสำคัญ งานเร่งด่วน งานเบ็ดเตล็ด หรืองานที่ควรจะลบทิ้งไป อีกทั้งมันยังมีหน้าต่างที่จะช่วยบอกได้ว่า คุณมีงานทั้งหมดเท่าไหร่ที่ต้องจัดการ ช่วงเวลาที่ต้องใช้ และช่วงเวลาที่ทำเสร็จไปนานแค่ไหน คุณสามารถที่จะสร้าง plan สำหรับวันต่าง ๆของคุณ และจัดการมันได้อย่างง่ายได้ หรือจะสร้าง daily review สำหรับวันต่าง ๆ ของคุณที่ได้ทำไป อีกทั้งมันยังมีหน้าต่างที่จะช่วยให้คุณสามารถมองเห็นแผน งานที่รออยู่ตรงหน้าในแต่ละสัปดาห์ที่วางเอาไว้ ไปจนถึงแผนในแต่ละวัน ของช่วงเช้า กลางวัน และเย็น ได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณสามาารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละช่วงเวลาของโปรเจคต่าง ๆ ของคุณ
6 Project Management Software เป็นแค่บางส่วน ย้ำว่า บางส่วนที่เรานำมายกตัวอย่างในบทความ ถ้าตอนนี้คุณกำลังพบปัญหาที่เรากล่าวไปข้างต้น ซอฟแวร์เหล่านี้จะช่วยคุณได้ เลือกตัวที่คุณสนใจ เลือกตัวที่ตอบโจทย์คุณมากที่สุด เพียงเท่านีี้การจัดการงานจะเป็นเรื่องง่าย ไม่ปวดหัวอีกแล้ว
ขอบคุณข้อมูลบางส่วนจาก mopinion
